In Zeiten von COVID-19 digital zusam­me­n­a­r­bei­ten

Die Handlungsfähigkeit von Krankenhäusern in Zeiten von COVID-19 hängt mehr denn je davon ab, wie gut Führungskräfte zusammenarbeiten. Während der aktuellen Pandemie organisieren sie sich als Krisenstäbe und stehen jeden Tag vor den gleichen drängenden Fragen: Gibt es akuten Handlungsbedarf? Schnellen Infektionszahlen bei Patienten oder Mitarbeitern plötzlich in die Höhe? Müssen Strukturen angepasst werden?

Um Krisenstäben ein Werkzeug für effizientes Krisenmanagement an die Hand zu geben, haben wir gemeinsam mit norddeutschen Kliniken – allen voran dem Krankenhaus Reinbek St. Adolf-Stift – das Excel-Tool „COVID-19 Lagezentrum“ entwickelt. Damit werden Abstimmungen sehr viel einfacher und wertvolle Zeit durch übersichtliche Status-Updates eingespart.

In der Hoffnung, also auch vielen Krankenhäusern in dieser herausfordernden Zeit helfen zu können, stellen wir dieses Tool und unsere Learnings bei der Entwicklung jetzt allen kostenlos zur Verfügung.

Warum gerade jetzt?

Der drohende „Tsunami“ in der Anfangsphase der Pandemie hat sich inzwischen gelegt und die meisten Kliniken haben ein routiniertes Krisenmanagement. Um diese stabilen Strukturen zu schaffen und Engpässe, wie etwa bei Bedarfsmaterialien, zu überwinden, wurde viel Zeit durch Sterben von Führungskräften der Krankenhäuser untersucht. Mittlerweile sind tägliche Treffen fast nirgendwo mehr erforderlich, so auch im Krankenhaus Reinbek: „Zu Beginn haben wir jeden Tag eine Sitzung von bis zu 1,5 Stunden abgehalten – plus Vor- und Nachbereitung der Stäbe. Mittlerweile sind wir in einer wöchentlichen Routine gewechselt. Dabei unterstützt die Krankenhauseinsatzleitung der täglichen Blick auf die wichtigsten Datenpunkte im Dashboard, um die wesentlichen Informationen auszuwerten und falls nötig „Kurskorrekturen“ durchgeführt. Mein Zwischenfazit:

Die Verantwortlichen können sich jetzt auf das konzentrieren, was jetzt dringend nötig ist – nämlich die Orchestrierung des „Wieder-Hochfahrens“. Trotzdem muss der Krisenstab wachsam bleiben. Denn die vermeintlich stabile Phase gilt unter Vorbehalt: Änderungen der Lage können jederzeit und plötzlich wieder auftreten und dann ist eine schnelle Reaktion gefragt.

Mit unserem Excel-Tool bleibt der gesamte Krisenstab täglich „im Bilde“ – und zwar bei minimalem Zeitaufwand. Aus Erfahrung können wir sagen: Die Datenerfassung durch jeden verantwortlichen Bereich nimmt nicht mehr als zwei Minuten pro Tag in Anspruch, ermöglicht jedoch Besprechungen koordiniert und priorisiert durchzuführen. So sparen Sie jede wertvolle Zeit.

Welche Kennzahlen wir als krisenrelevant identifiziert haben

Die IT-Abteilungen von Krankenhäusern sind aktuell am Kapazitätslimit. KHZG-finanzierte Projekte bedeuten nicht nur einen erheblichen Mehraufwand bei der Implementierung, sondern sorgen für einen hohen Erklärungsbedarf, damit die eingeführten digitalen Prozesse sinnvoll genutzt werden. Doch dafür fehlt das entsprechende Personal an „Brückenbauern“, die eine Schnittstelle zwischen Klinikerfahrung und IT-Wissen bilden. Und damit nicht genug. Krankenhäuser haben berechtigte Sorge, dass ihnen ihre bestehenden ITler immer mehr abwandern und in die Wirtschaft wechseln. Wir befinden uns in einem „War for talents“ rund um die Fachkräfte, die KHZG-Projekte jetzt umsetzen sollen. Die Rufe nach mehr Personalstärke werden deshalb immer lauter.

Im Austausch mit den Akteuren vor Ort im Krankenhaus, haben wir die entscheidenden Kennzahlen herausgearbeitet, um als Krisenstab täglich schnell und vollständig prüfen zu können: Wo brennt es am meisten? Worauf konzentrieren wir uns als Erstes? Was können wir genau tun?

Input-Bereiche

Als praxistauglich hat sich die strukturierte Datenerfassung von vier separaten Bereichen erwiesen, die analog zu den oft existierenden KEL-Stäben aufgebaut sind:

• Die aktuelle COVID-19-Falllage wird durch die Kennzahlen zu bestätigten Fällen, Verdachtsfällen, Kontaktpersonen sowie Todesfällen beschrieben – ausgewiesen nach Intensiv- und peripheren Stationen.
• Bei den Kennzahlen zur Bettenbelegung wird unterschieden zwischen denen, die der “Corona-Klinik” zugewiesen sind und den regulären Bettenstationen. Ein besonderer Fokus liegt dabei jeweils auf Intensivbetten und solchen mit invasiver Beatmung.
• Für einen schnellen Überblick zur Personalkapazität hat sich die Ausfallquote von ärztlichem Personal und Pflegekräften als sinnvoll herausgestellt.
• Die Übersicht der Versorgungssituation anhand von Restwochen bei gegenwärtigem Verbrauch zeigt, wie schnell Engpässe bei Masken, Kitteln oder Medikamentenbeständen drohen.

Ergänzend zur täglich aktualisierten Kennzahlbetrachtung, bieten optionale Freitextfelder jedem Stab die Möglichkeit, tagesaktuelle Besonderheiten zu vermerken und so für den gesamten Krisenstab zu betonen. Sollte es beispielsweise zu einem relevanten Ausfall an Reinigungskräften kommen, ließe sich das zwar nicht aus den täglichen Standard-Kennzahlen ablesen, die KEL wäre so aber trotzdem über die Handlungsrelevanz informiert.

Output-Bereiche

Im Dashboard werden die Datenpunkte aus den einzelnen Datenblättern übersichtlich aggregiert. Grafiken zeigen den zeitlichen Verlauf der COVID-19-Fallzahlen. Meldepflichtige Belegungs-Informationen für das DIVI-Intensivregister lassen sich in einem separaten Output-Bereich auslesen.

Warum weniger mehr ist

Unser Krisen-Dashboard zeigt ganz bewusst nur die wichtigsten Kennzahlen, um den Aufwand für die Datenerfassung so gering wie möglich zu halten. Ein gemeinsames Verständnis im Krisenstab, das durch die ausgewählten Parameter täglich sichergestellt wird, ist die Basis für eine gut informierte und schnell handlungsfähige Leitungsrunde.

Wieso Zeitachsen so wertvoll sind

Über die Visualisierung vom Infektionsgeschehen im Zeitverlauf, werden tagesaktuelle Datenpunkte in den größeren Kontext eingeordnet. Hieraus lassen sich frühzeitig wertvolle Erkenntnisse zu Trends, typischen Mustern oder Abhängigkeiten erkennen und bei Bedarf Maßnahmen ableiten.

Welche technische Umsetzung sinnvoll ist

Cloud-basierte, synchron nutzbare Lösungen, wie z.B. Google-Sheets, eignen sich gut, um die Grundstruktur für ein Tool wie dieses zu erarbeiten und die benötigten Kennzahlen im Austausch mit anderen Krankenhaus-Akteuren abzustimmen. Sobald dann echte Krankenhaus-Daten eingepflegt werden können, sind auf lokalen Servern abgelegte Lösungen wie MS Excel Standard.

Wie das „Lagezentrum“-Dashboard im Krankenhaus Reinbek eingesetzt wird

Die Krankenhauseinsatzleitung (KEL) benutzt schon seit einigen Wochen das Excel-Tool für tägliche Updates oder Meetings. In der Praxis hat sich das folgende Vorgehen bewährt: Ein KEL-Projektkoordinator kümmert sich darum, dass jeden Tag bis 8:30 Uhr die aktuellen Datenpunkte aller Bereiche im xls-Tool erfasst wurden. Bei gemeinsamen KEL-Sitzungen (zunächst täglich, momentan wöchentlich) wird das aktuelle Dashboard an die Wand projiziert und dient als Gesprächsleitfaden. An Tagen ohne Sitzung versendet der Projektkoordinator einen Screenshot des Dashboards an den KEL-Verteiler.

Was wir für die Zukunft gelernt haben

Einfach mal machen, das haben wir in den letzten Wochen nochmal ganz neu verstanden. Statt auf die perfekte Lösung zu bauen, ist es gerade in Krisenzeiten wichtig, die Dinge in die Hand zu nehmen und mit einfachen Mitteln ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Das gilt für die aktuelle Pandemie, das gilt aber auch grundsätzlich für die digitale Transformation in Krankenhäusern, die nun immer stärker in die Diskussion rücken muss. Prozessveränderung beginnt mit einem ersten Schritt, und der darf eben auch mal in Form einer Excel-Tabelle gemacht werden.