Struk­tur schafft Kapa­zi­tät: Pati­en­ten­flüsse gezielt steuern

Fehlende Transparenz im Patientenfluss

In vielen Krankenhäusern erschweren fragmentierte Informationswege die tägliche Steuerung. Die für eine gezielte Steuerung des Patientenflusses benötigten Informationen existieren zwar, liegen jedoch verstreut in verschiedenen Systemen, Listen, E-Mails, Notizen und den Köpfen einzelner vor. Ein gemeinsames Lagebild fehlt zumeist. 

Obwohl in den letzten Jahren zahlreiche Digitalisierungsinitiativen im Krankenhaus gestartet sind, arbeiten die Mitarbeitenden im Belegungsmanagement häufig noch wie anno dazumal – mit manuell zu erstellenden Listen, die bereits im Moment ihrer Verteilung veraltet sind. Um fehlende Informationen zu ergänzen, suchen die Mitarbeitenden morgens Stationen persönlich auf oder fragen mit viel Zeitaufwand telefonisch ab, wer voraussichtlich entlassen wird. Häufig soll die Pflege Auskunft geben. Die Pfleger:innen verfügen aber nicht immer über gesicherte Informationen, da die Entlassentscheidung bei der Ärzteschaft liegt. Diese wiederum ist in den benötigten Momenten oft nicht zuverlässig erreichbar.

Das zeitintensive Recherchieren, Suchen und Fragen kostet in Summe täglich mehrere Stunden wertvolle Arbeitszeit und führt zu Frustration bei allen Beteiligten. Rollen, die mit der Verlegung oder Aufnahme betraut sind, haben nicht immer Einblick in organisatorische Rückstände bei einzelnen Fällen. Offene Befunde, fehlende Anschlussversorgungen oder unvollständige Dokumentation werden oft erst spät bemerkt.

Die Folge sind Entlassungen spät im Tagesverlauf, oft erst weit nach der geplanten Uhrzeit. Betten für Neuaufnahmen bleiben dadurch blockiert. Gleichzeitig treffen in den Notaufnahmen neue Patient:innen ein, die ärztlich ins Haus verlegt werden müssen, ohne verlässliche Übersicht darüber, welche Kapazitäten tatsächlich frei sind. Die Konsequenz: Es entsteht ein struktureller Engpass, der sich unmittelbar nachteilig auf Abläufe, Wirtschaftlichkeit und Personalbelastung auswirkt. 

Frühzeitige Problemerkennung mit strukturiertem Überblick

Durch die gezielte Zusammenführung von für den Patientenfluss relevanten Informationen lassen sich Entlassprozesse aktiv steuern, anstatt nur auf Verzögerungen zu reagieren. Digitale Systeme können automatisch aufzeigen, bei welchen Patient:innen offene organisatorische Aufgaben den geplanten Ablauf gefährden – z.B. noch zu schreibende Arztbriefe, offene Befunde oder noch nicht gesicherte Anschlussversorgungen.

So rücken, wie auf einem Radar, prioritäre Fälle früh in die Optik. Dem Team fällt es leichter, Zuständigkeiten klar zuordnen und notwendige Maßnahmen zeitnah umzusetzen. Eine bereichsübergreifende Darstellung sorgt dafür, dass alle beteiligten Berufsgruppen mit denselben, aktuellen Daten arbeiten und Entscheidungen ohne Umwege treffen können. Das Ergebnis: Abläufe werden stringenter, Engpässe schneller aufgelöst und Ressourcen gezielter eingesetzt.

Effizienz, die sich auszahlt

Eine verlässliche, aktuelle Informationsgrundlage verkürzt Entscheidungswege und reduziert den Koordinationsaufwand spür- und messbar. Ressourcen können gezielt dort eingesetzt werden, wo sie den größten Effekt auf die Bettenverfügbarkeit und den Patientenfluss haben.

Gerade im Belegungsmanagement zeigt sich das deutlich: Täglich sind mehrere Mitarbeitende damit beschäftigt, freie Betten zu finden oder entlassbare Fälle zu klären – eine verlässliche Datenbasis bildet den Ausgangspunkt für die Gesamtorganisation des Patientenstroms.

Im Ergebnis entstehen stabilere Prozesse, eine höhere Aufnahmefähigkeit und eine bessere Auslastung vorhandener Kapazitäten. Das Personal wird entlastet und es lassen sich erhebliche wirtschaftliche Potenziale heben – in manchen Häusern im Wert von mehreren Millionen Euro pro Jahr.