Die Briefkästen deutscher Krankenhäuser füllen sich aktuell mit KHZG-Förderbescheiden. Wie geht es jetzt weiter?
Bei der Planung konkreter KHZG-Projekte rücken aktuell Fragen zum Ausschreibungsprozess in den Fokus. Denn mit dem Eintreffen der Förderbescheide kann nun die nächste Phase der Digitalisierung beginnen.
Auch wenn Sie zu den Häusern gehören, die noch auf den Förderbescheid warten: Nutzen Sie die Möglichkeit zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn und starten Sie Ihr Projekt, indem Sie jetzt die Ausschreibung auf den Weg bringen:
1. Prüfen Sie zunächst die Rahmenbedingungen.
Die wichtigste Frage, die Sie sich jetzt zunächst stellen sollten: Welche Gesetze, Richtlinien und sonstigen Regeln, die das Projekt beeinflussen können, sind vor Projektbeginn zu beachten?
2. Klären Sie vergaberechtliche Regelungen und lassen Sie sich beraten.
Weil es sich bei den KHZG-Förderungen um öffentliche Mittel handelt, trifft die Ausschreibungspflicht jedes Krankenhaus, ganz unabhängig davon, ob es einen öffentlichen, freigemeinnützigen oder privaten Träger hat. Doch in einigen Bundesländern, wie etwa in NRW, gibt es deutliche Erleichterungen bei der Vergabe für Krankenhäuser in privater oder freigemeinnütziger Trägerschaft. Dort kann auf ein aufwändiges Vergabeverfahren ganz verzichtet werden und es reichen drei Vergleichsangebote zur Beauftragung des gewünschten Dienstleisters aus.
Nutzen Sie also die Spielräume, die sich bieten und informieren Sie sich bei Ihrer zuständigen Landesbehörde. Wenn ausgeschrieben werden muss, legen Sie eine konkrete Vergabestrategie fest. Eine der wichtigen Fragen ist zum Beispiel, ob jeder Fördertatbestand einzeln ausgeschrieben werden soll oder Sie eine gebündelte Ausschreibung in mehreren Losen vorziehen.
3. Nehmen Sie die Nutzerperspektive ein.
Gehen Sie spätestens jetzt in die Bedarfsermittlung mit Ihren Fachbereichen und definieren Sie gemeinsam mit den späteren Nutzern:
• Welche Ziele verfolgt das Digitalisierungsvorhaben?
• Welche Abläufe sollen wie verändert werden?
• Welche Use Cases, also typische Nutzungsszenarien, schildern Ihnen die Fachbereiche?
Wichtig ist außerdem, dass Sie eine konkrete Vorstellung entwickeln, wie das Vorhaben in die Digitalisierungsstrategie Ihres Hauses passt und welche Anforderungen die Nutzer:innen an eine optimale Lösung haben. Im Dialog mit den künftigen Nutzer:innen werden Sie eine Vielzahl von Abhängigkeiten aufdecken, die im Vorfeld bedacht und in die Gesamtplanung Ihrer IT-Projekte einbezogen werden müssen.
Im Idealfall baut die Bedarfsplanung auf dem auf, was Sie schon über die am Markt vorhandenen Lösungen wissen.
4. Integrieren Sie das Vorhaben in Ihr IT-Projektmanagement.
Erstellen Sie einen Zeitplan und stimmen Sie die interne Ressourcenplanung darauf ab. Wichtig ist dabei zu klären:
• Was muss für die Umsetzung der Nutzeranforderungen im Einzelnen getan werden?
• Was genau umfasst das Vorhaben?
• Können Teile der geforderten Anwendung bereits jetzt mit den vorhandenen Lösungen abgedeckt werden?
• Welche Teile muss und will ich extern am Markt von einem Dienstleister umsetzen lassen?
5. Erarbeiten Sie ein Leistungsverzeichnis.
Sie haben die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Nutzeranforderungen und dem planerischen Rahmen Ihres Projektmanagements geklärt? Dann ist es jetzt an der Zeit, die nötigen Ableitungen für die Ausarbeitung Ihres Leistungsverzeichnisses zu treffen. Solch ein Verzeichnis ist zeitaufwändig und gleichzeitig maßgeblich dafür, ob Sie später mit dem für Sie am besten passenden Produkt aus der Ausschreibung gehen. Deshalb ist es sinnvoll, so früh wie möglich damit zu starten.
6. Definieren Sie die Eckdaten der Beauftragung.
Legen Sie die Rahmendaten der angestrebten Beauftragung fest. Hierzu zählen neben dem angestrebten Vertragsbeginn auch das erwartete Auftragsvolumen und die Laufzeit. Aus der Summe dieser Eckdaten lässt sich dann die passende Verfahrensart ableiten.
7. Wählen Sie die passende Verfahrensart aus.
Gibt es nur einen oder wenige Anbieter, die die von Ihnen benötigte Leistung anbieten können? Dann kann es zum Beispiel sinnvoll und ressourcenschonend sein, sich für ein Verhandlungsverfahren mit oder ohne Teilnahmewettbewerb zu entscheiden.
Die Vergaberechtskanzlei BLOMSTEIN weist darauf hin: Es ist zulässig, Produkte, die auf dem Markt aktuell einzigartig sind, auch bei Überschreitung von Schwellenwerten im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb zu beschaffen. Mit Kumi haben wir zum Beispiel ein Produkt mit Alleinstellungsmerkmalen entwickelt, für das diese Option nach Einschätzung der Vergaberechtler vorliegt. “Die Stellungnahme entbindet Krankenhäuser nicht davon, sich eine eigene Meinung zu bilden ”, merkt allerding Dr. Pascal Friton, Fachanwalt für Vergaberecht bei der Vergaberechtskanzlei BLOMSTEIN an. Krankenhäuser sollten sich also in jedem Fall vergaberechtlich beraten lassen.
8. Nicht vergessen: Dokumentieren Sie von Beginn an nachvollziehbar alle Schritte und Entscheidungen.
Spätestens bei der Prüfung der Mittelverwendung nach Abschluss des Förderzeitraums wird die Nachvollziehbarkeit ihrer Vergabeentscheidung wichtig sein.
