Belegungssteuerung: Patientenströme in Krankenhäusern besser planen
365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag müssen Betten in Krankenhäusern finanziert werden – egal ob unter- oder überbelegt. Für ein Bett, das nicht belegt ist, erhält die Klinik kein Geld. Für ein Bett, das zu lange belegt ist, werden zusätzliche Kosten nicht erstattet.
Es sorgt für Chaos, und es frisst viel Zeit – die Rede ist vom klinischen Belegungsmanagement, bei dem noch immer die Telefone heiß laufen, um freistehende Betten zu planen. Basierend auf einer hausinternen Untersuchung (2022) sind in einem exemplarischen Haus die Hälfte aller Entlassungen am Vortag dem oder der Bettenmanager:in nicht bekannt. Und durchschnittlich braucht es dabei etwa 5 bis 6 Anrufe, um ein freies Bett zu finden.* Geht das auch besser? Definitiv.
Schauen wir uns zunächst die aktuelle Situation genauer an: Der beispielhafte Patient liegt aufgrund einer komplizierten OP schon länger auf Station und klagt nun über Atemnot. Diagnose: Lungenarterienembolie. Er muss also unerwartet länger auf Station bleiben und kann nicht, wie geplant, morgen entlassen werden. Die diensthabende Ärztin gibt die Information an die Pflegekraft weiter, die im besten Fall im KIS das Entlassdatum anpasst und zusätzlich dem Belegungsmanagement Bescheid gibt. Im schlechtesten Fall aber extrahiert der oder die Belegungsmanager:in ohne die zusätzliche Information der Pflegekraft die aktuellen Daten aus dem KIS. Sie hat keine Gewissheit darüber, ob die eingetragenen Entlassdaten wirklich der Realität entsprechen.
“Wann soll jemand entlassen werden? Stimmt dieses Datum noch?"
Dieser ineffiziente Workflow führt zu nicht belastbaren Daten und ist folgenreicher als auf den ersten Blick erkennbar. Die Folge: Ein tatsächlich freies Bett wird zur Planungsbasis für freie Kapazitäten – ein enormer Zeitverlust, der eine sinnvolle Vorplanung unmöglich macht. Unumgehbar sind dadurch außerdem ein hoher Kommunikations- und Ressourcenaufwand in Form von Anrufen und Zeitaufwänden auf Seiten der Planenden sowie ständige Unterbrechungen des Workflows von Kliniker:innen. Folgen: Stress und Frustration der Belegschaft.
Belegungssteuerung ist extrem wichtig, um alle verfügbaren Ressourcen sinnvoll einzusetzen.
Um diesen Prozess zu verbessern, braucht es einen digitalen Workflow. Denn nur so können Arbeitsaufwände reduziert und Patientenströme besser gesteuert werden. Hier kommt Kumi Clinical ins Spiel: Als klinisches Workflow Management System unterstützt das Tool nicht nur bei der medizinischen Behandlungsplanung von Patient:innen, sondern sorgt auch für eine optimierte Belegungsplanung.
Bei der Anlage eines digitalen Behandlungspfades für den jeweiligen Patienten oder Patientin werden User:innen nach dem geplanten Aufenthalt gefragt – und die durchschnittliche Aufenthaltsdauer zu dieser Behandlung vorgeschlagen. Dieser Vorschlag basiert auf einer aus medizinischer Sicht sinnvollen Aufenthaltsdauer in Abstimmung mit dem jeweiligen Krankenhaus. Die User:innen können auf Basis des zu erwartenden klinischen Verlaufs den Vorschlag übernehmen oder an die jeweilige Situation anpassen.
Gerade bei seltenen Diagnosen oder für neues Fachpersonal ist es oft schwierig, einzuschätzen, wie lange der Patient oder die Patientin eigentlich liegen sollte. Kumi Clinical unterstützt damit die aufnehmenden Ärzt:innen bei der stationären Aufnahme, also dem Moment, wo eine Verlegung von der Notaufnahme für Patient:innen veranlasst wird, sowie im elektiven Bereich, wenn eine baldige Aufnahme mit zugehörigem stationären Aufenthalt geplant wird.
Planung & Validierung führen letztlich zu wirtschaftlicher Entlastung.
Kumi Clinical erinnert die User:innen zusätzlich automatisch daran, die Validierung der Entlassdaten kontinuierlich durchzuführen. Die Validierung übermittelt dem Bettenmanagement dabei mit einem Klick eine tagesaktuelle Einschätzung. Dadurch werden hausinterne Anrufe reduziert (“Geht die Patientin heute wirklich?”) und die Planbarkeit der Bettenauslastung verbessert (“Wo können wir einen ungeplanten Patienten zur Not hinverlegen?”). Hierdurch wird die Planung erheblich vereinfacht und falsche oder veraltete Zahlen werden reduziert.
Zusätzlich sorgt dieses Vorgehen für eine deutliche wirtschaftliche Entlastung. Denn mangelnde Belegungssteuerung und Entlassdatenmanagement führen in letzter Konsequenz dazu, dass freie Betten oder Fälle mit zu langer Verweildauer nicht (vollständig) abrechenbar sind.
Die Vorteile einer digitalen Entlassdatenpflege und Belegungssteuerung liegen auf der Hand:
- Frühzeitige Planbarkeit und Planungskonfidenz dank stetiger Validierung
- Reduzierung des Kommunikations- und Ressourcenaufwands
- Verbesserte Wirtschaftlichkeit durch optimale Verweildauer
- Optimierung des Prozesses durch Analyse von Plan- und Ist-Größen
*Diese Einschätzungen basieren auf einer quantitativen Studie, die in einem unserer Kundenkrankenhäuser über zwei Wochen lang durchgeführt wurde. Sie ist als exemplarisch und nicht als repräsentativ zu werten.
Möchten auch Sie Ihre Klinikprozesse optimieren und damit Ihre klinikinterne Belegungssteuerung verbessern?
Dann lernen Sie uns und das Workflow Management System Kumi Clinical genauer kennen. In einem kostenlosen Beratungstermin zeigen wir Ihnen, welchen Mehrwert unsere Software für Krankenhäuser bietet und wie Sie Ihre Klinik fit für die Zukunft machen.
