In 10 Schritten zum effizienten Betten- und Belegungsmanagement
Beim Belegungsmanagement in Kliniken passieren genau zwei Dinge besonders häufig: Eine Station ist überbelegt, oder aber es stehen Betten leer. Das bedeutet Ineffizienz für den Klinikbetrieb, Stress für das Team und Frustration bei Patienten. Doch es geht auch anders. Mit diesen Maßnahmen lässt sich das Bettenmanagement in einfachen Schritten verbessern:
1. Let's talk about it!
Das Thema “Geplantes Entlassdatum” sollte zum festen Bestandteil von Besprechungen im Team gemacht werden. Genauso wie die Diagnostik und Therapie eines Patienten, wird die Absprache zur geplanten Entlassung so zur täglichen Routine. Dieser Kulturwandel ist nicht aufwendig – um ihn aber langfristig zu etablieren, müssen ihn Chef- und Oberärzte aktiv vorleben.
2. Wer hat den Hut auf?
Assistenzärzte sind wie Projektmanager für ihre Patienten, sie organisieren die Behandlung, kennen relevante klinische Befunde und überblicken die Gesamtsituation. Sie können also die zeitliche Entlassplanung auch aus der Sicht des Patienten am besten abschätzen. Und dann gibt es natürlich auch die Oberärzte. Sie kennen die verfügbaren Ressourcen im Haus und wissen über organisatorische und ökonomische Abhängigkeiten bei kurzen oder besonders langen Klinikaufenthalten Bescheid.
Ein regelmäßiger Austausch zwischen Assistenz- und Oberarzt hilft also dabei, ein aus klinischer und organisatorischer Sicht optimales Entlassdatum zu definieren oder zu aktualisieren.
3. Planungsstand heisst Zwischenstand
Es macht viel Sinn, Entlassungen zu planen und im Team abzustimmen. Es macht jedoch wenig Sinn, sich Tage im Voraus auf ein bestimmtes Datum festnageln zu lassen. Die Realität im Krankenhaus ist geprägt von Unvorhersehbarkeiten und der einzig sinnvolle Umgang damit ist eine schrittweise, zeitnahe Anpassung von Planungsständen. Alles andere suggeriert gefühlte Sicherheit, ist aber unrealistisch.
4. KISS? Keep it simple, stupid
Wer eine zeitgerechte und konsistente Erfassung von Informationen über die Bettenauslastung erreichen und aus erhobenen Daten die richtigen Schlüsse ziehen möchte, sollte vor allem eines beachten: Das Datum muss super einfach und schnell festgehalten werden können und in den typischen Anwendungssituationen sofort verfügbar sein. Denn Klinikteams haben im hektischen Alltag keine Zeit für Rechnersuche und 25 Klicks – nur für die Eingabe eines einzigen Datums.
5. Transparenz fürs gesamte Team
Erfolgreiches Belegungs- und Bettenmanagement ist wie Teamsport. Alle relevanten „Mitspieler“ – dazu zählt die Pflege, das Medizin-Controlling, der Sozialdienst oder das Bettenmanagement – brauchen einen Überblick zur aktuellen Planung. Das funktioniert zum Beispiel mit einem digitalen Dashboard, das aktuelle Planungsstände für das gesamte Team in Echtzeit übersichtlich darstellt. Optimalerweise kann das Team darauf orts- und zeitunabhängig zugreifen, damit sich alle Beteiligten je nach Verfügbarkeit oder Dienstzeiten gegenseitig unterstützen.
6. Der Kontext macht den Unterschied
Für ein optimales Miteinander in rollenübergreifenden Teams reicht aber die regelmäßige Planung und Aktualisierung vom anvisierten Entlassdatum eines Patienten allein noch nicht aus. Alle Beteiligten sollten über den klinischen Kontext, wie etwa die Leitdiagnose, Prozeduren, anstehende Diagnostik, ausstehende Therapien, den ursprünglichen Aufnahme- sowie den geplanten Entlassweg Bescheid wissen. So wird Silodenken vermieden und jeder erhält die nötige Perspektive, um proaktiv auf die Entlassung hinwirken zu können.
7. Priorisierung first!
Wenn ein Team für viele Patienten zuständig ist – eventuell sogar auf verschiedenen Stationen – ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten, wer wann entlassen werden soll. Da helfen digitale Lösungen weiter, die es einem leicht machen, Patienten nach ihrem Entlassdatum zu filtern. Zum Beispiel kann ein Arzt so aus der langen Liste seiner Patienten diejenigen auswählen, die heute oder morgen das Krankenhaus verlassen und sich erst einmal auf deren Behandlung konzentrieren.
8. Zuordnung nach Kapazitäten statt baulichen Grenzen
Wem kommt diese Situation bekannt vor? Der nachts über die Notfall-Ambulanz aufgenommene Patient hat eine schwere Pneumonie, aber die Lungenabteilung und die gesamte Innere Medizin sind längst überbelegt. Nur in der Chirurgie lässt sich noch ein freies Bett ergattern – und so wird der Patient zum “Außenlieger”. Anstatt sich aber an rigide bauliche Strukturen zu halten (“Station A ist Lungenabteilung, Station B ist Chirurgie”) macht es viel mehr Sinn, größere Kontingente zu definieren (“Station A, B & C, Station D, E & F”), um Patienten je nach Bettenkapazität schnell aus der Notaufnahme auf periphere Stationen zu verlegen. Das Erfolgsgeheimnis hierfür ist eine eindeutige, flexibel anpassbare Zuteilung von Patienten zu “ihrem” klinischen Team: Bei einem Lungenfacharzt, der seine Patienten auf den Stationen A, B und C visitiert, kommen zwar ein paar mehr Meter Wegstrecke zusammen, doch die früher auch schnell mal unterversorgten Außenlieger gibt es nicht mehr.
9. Nutzung von standardisierten Behandlungspfaden
Eine wichtige Unterstützung für organisatorische Abläufe sind standardisierte Behandlungspfade, denn sie ermöglichen dem gesamten Team, die nächsten Schritte im Blick zu behalten und dementsprechend vorzuplanen. Beispielsweise wird so bedarfsgerecht ein frühzeitiger Einbezug vom Sozialdienst sichergestellt – das verhindert spätere Engpässe oder externe Abhängigkeiten und macht einen günstigen Entlasstermin realisierbar.
10. Stationen “holen” sich ihre Patienten
Wer in der Champions League des Belegungs- und Bettenmanagements mitspielen möchte, sollte auf „Pull“ statt auf „Push“ setzen. Damit ist gemeint, dass sich Stationen mit freien Betten und ausreichend Personal ihre Patienten aus einem “Angebotspool” holen anstatt eher ungefragt neue Patienten aus der Notaufnahme zugewiesen zu bekommen. Das führt zu einer besseren fachlichen Zuteilung und die Stationen übernehmen mehr Eigenverantwortung für ihre Arbeitsabläufe. Damit das Prinzip funktioniert und die Verteilung fair abläuft, sind ein hohes Maß an Transparenz und ein geeignetes “Belohnungssystem” wichtig.
